Qualitäts- und Prozessmanagement, agile Transformation
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Rezertifizierung DIN EN ISO 9001:2015
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Einführung agiles Prozessmanagement
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Timeline: 9 Monate
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Branche: Automotive
Ausgangslage
Bei einem mittelständischen, international agierenden Automobilzulieferer stand ein Rezertifizierungs-Audit des Qualitätsmanagementsystems (QMS) nach DIN EN ISO 9001:2015 an. Zur Vorbereitung auf die 12 Monate später geplante Rezertifizierung sollte das Prozess- und Qualitätsmanagement des Unternehmens professionalisiert werden. Das Ziel des Vorhabens bestand darin, den Reifegrad des Prozess- und Qualitätsmanagements zu erhöhen, um a) erfolgreich in der internationalen Norm rezertifiziert zu werden und b) die Basis für zukünftige Vorhaben im Bereich Prozessautomatisierung und -digitalisierung zu legen.
Unsere Lösung
Das Unternehmen hatte sich vor Projektbeginn bereits auf den Weg gemacht, das Projektmanagement und die Software-Entwicklung auf agile Arbeitsweisen umzustellen. In diesem Kontext haben wir den Aufbau und die Etablierung eines Agilen Prozessmanagement-Systems vorgeschlagen.
In einem Design-Sprint wurde zunächst gemeinsam mit dem Team des Kunden ein Framework für agiles Prozessmanagement erarbeitet. Das System basierte auf Scrum und Kanban sowie der Implementierung cross-funktionaler Prozessteams, die die End-to-End-Verantwortung für die Prozesse der Organisation übernehmen sollten. Es wurden die neuen Schlüsselrollen Process Owner, Process Manager, Process Team und Process Coach geschaffen mit klaren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.
Der Kunde hatte bereits eine führende digitale Plattform für Business Process Management (BPM) im Einsatz. Im Rahmen des Projekts haben wir diese Enterprise BPM-Lösung für die neue Ausrichtung angepasst und mit individuellen Software-Erweiterungen für kundenspezifische Anforderungen optimiert.
Das Framework wurde als Minimum Viable Product (MVP) mit zwei Prozessteams entwickelt und unmittelbar in der Praxis verprobt. In mehreren Iterationen mit fest verankerten Feedback-Schleifen konnten auf diesem Weg sehr schnell die ersten End-to-End-Prozesse in der BPM-Software abgebildet werden. Reviews zu den entwickelten Ergebnissen mit zentralen Stakeholdern und die teaminternen Retrospektiven am Sprint-Ende bestätigten innerhalb weniger Wochen, dass unser MVP die Nutzenerwartungen sogar übertroffen hatte.
Wir entwickelten daraufhin einen Rollout-Plan und begleiteten den Aufbau weiterer Prozessteams einschl. integrierter Methoden- und Tool-Trainings sowie obligatorischer Coachings der betroffenen Teams und Führungskräfte bis zum Rezertifizierungs-Audit. Nahezu alle Feststellungen des zurückliegenden Audits konnten durch die neuen Teams im Vorfeld adressiert und bearbeitet werden. Das Unternehmen wurde erfolgreich in der Norm rezertifiziert. Das agile und inzwischen vollständig digitalisierte Prozessmanagement-System wurde in nur neun Monaten in einem Unternehmen mit ca. 550 Mitarbeitern und verteilten Standorten eingeführt und ist heute fest in der Organisation verankert.
Die Mitglieder der agilen Prozessteams arbeiten nicht Vollzeit in diesen Teams. Sie haben eine fest eingeplante Kapazität für die kontinuierliche Weiterentwicklung ihrer End-to-End-Prozesse. Jedes Team pflegt ein Backlog und setzt die priorisierten Anforderungen zur Weiterentwicklung eines Prozesses in vierwöchigen Iterationen um. Gesteuert und Koordiniert wird das System vom zentralen Prozess- und Qualitätsmanagement des Unternehmens.
